Archiv-Box: Vorteile

eingesparte Zeit

• Übersichtlichere Verzeichnisse, da momentan nicht benötigte Dateien/EMails im Archiv liegen
  Alte und selten benutzte Dateien (die sog. Referendaten, meist 80%) werden aus den "normalen" Verzeichnissen entfernt. Dies spart Zeit und Kosten (Speicher-, Backup- und Personalkosten):

  ohne Archivierung:

  mit Archivierung:

• Die Volltextsuche findet die gesuchten Informationen schneller.
  Geben Sie einfach einen Begriff ein, der im gesuchten Dokument vorkommt, und das Archiv zeigt Ihnen innerhalb von Sekundenbruchteilen die Dateien.

• Die Erstellung von Versionskopien entfällt (Vor-Versionen liegen im Archiv).
  Mit der Versionierung können von einem Dokument mehrere Versionen ins Archiv legen. Sie ersparen sich dadurch eine Vielzahl von Dateikopien mit z.B. dem Datum oder einer Versionsnummer am Ende des Dateinamens.

• Keine manuelle Pflege der Datei- und EMail-Verzeichnisse notwendig, da automatisches Verschieben ins Archiv erfolgt.

• Schnelleres Backup, da weniger Dateien/EMails im primären Speicher vorhanden sind

erhöhte Sicherheit

• Revisionssicherheit, da Dateien/EMails nicht gelöscht werden können (optional)

• besserer Zugriffsschutz (digitale Signatur und Verschlüsselung)

• erhöhte Datensicherheit, da die Dateien/EMail nicht am lokalen Rechner, sondern auf einem gespiegeltem RAID-System liegen können

• durch die Erstellung von HTML- bzw.PDF-Vorschau-Ansichten können die Inhalte auch noch in der Zukunft gelesen werden, auch wenn eine bestimmte Anwendung nicht mehr bereit steht

reduzierte Kosten

• mehr freier primärer Speicherplatz, da die archivierten Daten typischerweise auf kostemgünstigem Speicher liegen

• mehr freier Speicherplatz im Archiv durch Komprimierung der Daten

• mehr freier Speicherplatz durch Erkennung von doppelten Dateien und Attachments. Diese werden nur einmal im Archiv abgelegt, aber mehrfach referenziert ("Single Instance")

• mehr freier Speicherplatz: die Dateien können auf Offline-Medien (USB-Disk / USB-Memorystick / CD-ROM / DVD / ..) oder einen Archiv-Server im Netz ausgelagert werden (z.B. besonders alte oder große Dateien)

individuell je Benutzer

• jeder Benutzer kann auf gemeinsam genutzte Archive (z.B. bei Ableitungslaufwerken) seine eigene Struktur anlegen und sieht die Informationen so, wie er es möchte

• jeder Benutzer kann von unterwegs über das Internet auf das Archiv zugreifen

• Nach Wunsch erzeugt die Software an der Originalstelle einen Shortcuts, der auf die Datei im Archiv verweist.